Mặc dù có nhiều nền tảng tìm việc cho phép ứng viên ứng tuyển trực tuyến và nhanh chóng, nhưng hình thức gửi CV - hồ sơ xin việc qua email vẫn rất phổ biến.
Vậy bạn đã thực sự biết cách gửi mail đúng chuẩn và gây ấn tượng với Nhà tuyển dụng?
Hiện nay có khá nhiều lựa chọn để gửi cv như sau: Qua email, ứng tuyển trực tuyến trên nền tảng/ website tuyển dụng, inbox qua Facebook hoặc mạng xã hội khác. Ở một số cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp đặc thù, họ sẽ yêu cầu ứng viên gửi hồ sơ bản cứng, gửi trực tiếp hoặc qua đường bưu điện. Mỗi hình thức có ưu nhược điểm riêng, nhưng không thể phủ nhận rằng gửi cv qua email vẫn là phổ biến nhất.
Nguyên nhân chủ yếu là vì cả ứng viên và nhà tuyển dụng đều đã quen gửi và nhận hồ sơ xin việc qua email. Ở dưới mỗi tin đăng tuyển, nhà tuyển dụng cũng thường ghi chú email và số điện thoại để ứng viên gửi CV hoặc đặt câu hỏi, thắc mắc về công việc cũng như các thông tin liên quan. Hơn nữa, thông qua việc gửi hồ sơ xin việc qua email, nhà tuyển dụng sẽ đánh giá được ứng viên có tính cách thế nào, chuyên nghiệp hay không.
Có rất nhiều ứng viên nghĩ rằng, ứng tuyển qua email thì ai mà chẳng biết gửi, đâu có gì khó khăn. Tuy nhiên, thực tế đã chứng minh không phải ai cũng biết gửi mail đúng cách. Nếu bạn không biết gửi mail sao cho chính xác, bài viết dưới đây sẽ giúp bạn phần nào:
CV xin việc là thứ không thể thiếu trong hồ sơ xin việc của bạn dù gửi qua email hay qua kênh nào khác. Thường thì ngay khi nhận được email ứng tuyển, nhà tuyển dụng sẽ đọc lướt nội dung email và kéo xuống xem phần đính kèm để tìm CV. Thậm chí, việc bạn gửi CV qua đâu cũng không quan trọng bằng việc bạn viết những gì trong CV.
Hãy đảm bảo rằng CV xin việc của bạn có định dạng rõ ràng mạch lạc, bố cục các phần hợp lý, màu sắc và font chữ dễ đọc. Cách trình bày các phần cũng phải đáp ứng được các yêu cầu tối thiểu của nhà tuyển dụng, đặc biệt tập trung làm nổi bật thế mạnh ở học vấn, kinh nghiệm và kỹ năng. Lưu ý rằng CV xin việc nên được gửi dưới định dạng file PDF. Đừng gửi file Word vì sẽ tạo cảm giác thiếu chuyên nghiệp.
Không phải yêu cầu bắt buộc nhưng nhiều nhà tuyển dụng đánh giá cao các ứng viên chủ động viết thư xin việc (còn gọi là đơn xin việc hay thư ứng tuyển). Mặc dù đây chỉ là một đoạn văn ngắn gọn, trình bày trong khoảng một trang giấy nhưng qua đó, ứng viên có thể giới thiệu nhiều hơn về mình, giải thích một số thông tin chính trong CV hoặc bày tỏ nguyện vọng tha thiết muốn được trở thành một thành viên của công ty.
Bạn có bỏ phần này vào một file đính kèm, hoặc trình bày rõ ràng ngay trong phần nội dung email.
Portfolio thường được nhà tuyển dụng thuộc một số ngành nghề đặc thù yêu cầu ứng viên gửi để họ có thể kiểm tra, đánh giá chính xác hơn về năng lực và kinh nghiệm của bạn. Những công việc như kiến trúc sư, thiết kế đồ họa, thiết kế nội thất, biên tập viên, báo chí - truyền thông... thường sẽ được yêu cầu gửi portfolio. Tốt nhất là bạn nên gửi portfolio dưới dạng file PDF.
>> Xem thêm: Portfolio là gì? Portfolio và CV xin việc có gì khác nhau?
Một số vị trí đặc biệt yêu cầu ngoại hình chẳng hạn, nhà tuyển dụng sẽ nói bạn gửi kèm ảnh chụp chân dung hoặc tương tự. Đôi khi, dù không được yêu cầu nhưng nếu muốn gây ấn tượng với nhà tuyển dụng, bạn có thể chủ động gửi kèm thêm. Nó không nhất thiết phải đầy đủ như portfolio nhưng có thể là 1, 2 link bài viết đã đăng, dự án bạn đã tham gia...
Tiêu đề email (Subject) tưởng như đơn giản nhưng lại là một phần quan trọng. Dù sao thì, những người biết cách gửi hồ sơ xin việc qua email là người biết cách viết tiêu đề thế nào để nhà tuyển dụng click vào, không bị bỏ qua hoặc tệ hơn là bị hệ thống cho vào mục spam (thư rác).
Tiêu đề email thường bao gồm: Họ tên ứng viên, vị trí ứng tuyển, và tên công ty. Ví dụ: "NGUYỄN VĂN A - LẬP TRÌNH VIÊN"; "ỨNG TUYỂN VỊ TRÍ LẬP TRÌNH VIÊN - NGUYỄN VĂN A"; hoặc "LẬP TRÌNH VIÊN - NGUYỄN VĂN A - CTY RBOX".
2.1. Lời chào
Lời chào đầu tiên trong email xin việc cần ngắn gọn và hợp lý. Bạn nên viết "Chào Ngài" hay "Chào ông/ bà"? Bạn muốn chào một cá nhân hay chào một bộ phận, phòng ban mục tiêu? Điều này rất khó để quyết định nhưng lại ảnh hưởng tới ấn tượng đầu tiên cho nhà tuyển dụng.
Lời khuyên là bạn nên giữ thái độ lịch sự trong phần này và thêm một chút khéo léo. Nếu không biết gì về nhà tuyển dụng, hãy chào chung chung như: "Kính gửi Anh/ Chị" hoặc "Kính gửi Phòng hành chính Nhân sự công ty...". Tránh trường hợp bạn chào người A nhưng hồ sơ xin việc được gửi tới người B. Dĩ nhiên, nếu bạn chắc chắn về người nhận email thì hãy viết đầy đủ họ tên, chức danh của họ nhé, chẳng hạn: "Kính gửi Anh Nguyễn Văn A, Trưởng phòng Hành chính nhân sự Công ty...".
Cần tránh viết Anh - Việt lẫn lộn, thể hiện sự kém chuyên nghiệp. Ví dụ: Dear Nguyễn Văn A hoặc Dear Mr. A, nhưng nội dung phía dưới thì ghi bằng tiếng Việt. Hãy thống nhất một ngôn ngữ khi viết email để tăng hảo cảm với nhà tuyển dụng.
2.2. Đừng quên giới thiệu bản thân
Tiếp theo bạn phải giới thiệu bản thân để nhà tuyển dụng biết bạn là ai. Chỉ vài câu ngắn gọn nhưng cần được viết trau chuốt, cẩn thận. Bạn hãy viết họ tên, có thể giới thiệu trường lớp, ngành học hoặc số năm kinh nghiệm. Ví dụ: "Tôi là Nguyễn Văn A, sinh viên tốt nghiệp tháng 7/2020 chuyên ngành Kỹ thuật xây dựng, Trường Đại Học Bách Khoa Tp.HCM"; hoặc "Tôi là Nguyễn Văn A, có 5 năm kinh nghiệm làm Quản lý công nghiệp".
2.3. Bạn đã thấy tin tuyển dụng ở đâu, bằng kênh nào?
Để đo lường hiệu quả tuyển dụng qua các kênh khác nhau, nhiều nhà tuyển dụng sẽ muốn biết ứng viên thấy tin đăng tuyển qua kênh nào. Khi bạn gửi CV trực tuyến qua website tuyển dụng thì thông tin sẽ hiển thị luôn, còn gửi hồ sơ xin việc qua email thì cần viết rõ. Ví dụ, cấu trúc sẽ là: "Sau khi xem tin tuyển dụng trên rbox.vn, tôi cảm thấy mình có thể đáp ứng được các yêu cầu và khá phù hợp với vị trí Cộng tác viên tuyển dụng online".
2.4. Trình bày lý do ứng tuyển, nguyện vọng và mong muốn
Có thể nói đây là phần chính trong nội dung email xin việc. Dù bạn bắt đầu email như thế nào, giới thiệu ra sao, thì bạn cần trình bày lý do chính khiến bạn gửi email này. Bạn có thể viết rằng: "Từ lâu tôi đã quan tâm đến các cơ hội việc làm tại quý công ty và nay đã thấy tin tuyển dụng vị trí [tên vị trí] phù hợp với mình. Do đó, tôi gửi email ứng tuyển vào vị trí này với mong muốn sẽ có cơ hội nhận phỏng vấn và trở thành thành viên chính thức của quý công ty".
2.5. Nhắc tới file đính kèm
Đương nhiên, nếu bạn chỉ viết mỗi nội dung email thì dù lời lẽ thu hút tới đâu cũng không đủ. Điều quan trọng nhất mà nhà tuyển dụng muốn thấy là CV xin việc cùng các tài liệu khác trong file đính kèm. Thế nên, trong nội dung email, đừng quên viết rằng "Thông tin chi tiết tôi xin được gửi đến quý công ty qua các file đính kèm, bao gồm [liệt kê danh sách các file]" hoặc "Thông tin chi tiết, anh/ chị vui lòng xem trong file đính kèm".
Và đừng quên "nhắc nhẹ" rằng bạn mong sẽ nhận được phản hồi sớm nhất.
3. Chữ ký trong email ứng tuyển và các file đính kèm
Có một yếu tố rất nhỏ nhưng có thể cũng khá quan trọng, đó là chữ ký email ở cuối thư. Bạn có thể thắc mắc rằng mình đã đính kèm CV xin việc bao gồm cả thông tin liên hệ ở đó thì ghi chữ ký để làm gì? Thực tế, chữ ký thể hiện sự chuyên nghiệp của ứng viên và cũng tiện nếu nhà tuyển dụng muốn liên hệ (tiện hơn hẳn so với việc mở file và xem CV). Chữ ký thường gồm có: Họ tên, số điện thoại, email. Bạn có thể ẩn chức danh ở công ty cũ, vị trí cũ.
Trong khi đó, đối với các file đính kèm, bạn cần đặt tên file rõ ràng, không được ghi chung chung mội tên bạn vì nhà tuyển dụng sẽ không biết đó là file gì. Bạn nên phân biệt rõ như "CV xin viec - Nguyen Van A", "Thu xin viec - Nguyen Van A". Nếu như phải gửi nhiều file quá nặng thì bạn có thể gửi dưới dạng file nén (hiếm khi xảy ra).
Ứng tuyển là một nhiệm vụ cần sự nghiêm túc vì nó thể hiện sự tôn trọng của bạn với công việc, với nhà tuyển dụng và với chính mình. Nếu email không chỉn chu, không kiểm tra kỹ nội dung như sai tên bạn, tên công ty, thông tin bị thiếu hoặc không rõ ràng,... thậm chí lỗi chính tả cũng có thể khiến bạn mất điểm. Đối với phần tiêu đề hoặc những phần cần viết hoa, hãy viết hoa tất cả, tránh trường hợp không thống nhất, chữ nghĩa bị lộn xộn khó đọc.
Sẽ rất tệ nếu bạn viết ở phần nội dung email xin việc rằng bạn đính kèm CV cũng như tài liệu khác, nhưng nhà tuyển dụng lại không tìm được tài liệu đó. Hãy chắc rằng bạn đã đính kèm rồi hẵng gửi email nhé.
Nhìn chung, các xưng hô như ngài, ông, bà đều khá lịch sự nhưng không thích hợp trong đa số các tình huống. Người đứng đầu công ty có thể gọi như vậy, nhưng thường họ sẽ không duyệt CV của bạn ở bước đầu tiên. Đối tượng liên hệ của bạn thường là chuyên viên tuyển dụng nhân sự, trưởng bộ phận... Gọi anh/ chị thì thân thiện và phù hợp hơn, tránh gây cảm giác quá cứng nhắc.
Email bạn dùng để gửi hồ sơ xin việc nên là email cá nhân của bạn, tránh dùng email công ty bạn đang làm việc vì như vậy có thể dẫn tới nhiều vấn đề khó xử, hay đơn giản là nhà tuyển dụng đánh giá bạn thiếu chuyên nghiệp. Nếu cần, bạn có thể lập 1 tài khoản gmail mới chuyên dùng để tìm việc, ứng tuyển.
>> Xem thêm: Nhà tuyển dụng quan tâm điều gì khi xem CV?
